Rindal kommune med ny digital løsing:

Næringsrådgiver Grete Elshaug og IKT-ansvarlig Tove Schei er glade for å kunne tilby avtalebestilling på en enda enklere måte.
Næringsrådgiver Grete Elshaug og IKT-ansvarlig Tove Schei er glade for å kunne tilby avtalebestilling på en enda enklere måte.

Nå kan du "booke" en avtale på nett

Rindal kommune har opprettet en digital løsning for bestilling av avtale med en kommunal rådgiver. Tilbudet er ikke en erstatning for andre muligheter for kontakt med kommunen. Man kan fortsatt ringe, sende e-post eller stikke innom kommunehuset. Men den nye løsningen gjør bestilling av avtaler raskere og enklere.

Publisert Sist oppdatert

– Dette er en stor nyhet, smiler Tove Schei, og viser fram det nye valget i hovedmenyen på Rindal kommune sine nettsider. Dette er de tidlig ute med. Det er ikke mange kommuner som har en slik løsning klar enda.

Menyvalget kalles "Booking rådgiver". Grunnen til at det engelske uttrykket "booking" er brukt er dels at de norske alternativene er lenger, og ikke får plass i menyen, dels at løsningen som er brukt heter booking. Ordet er nok såpass godt kjent at folk forstår det, tror Tove Schei.

Rask og enkel løsning

Hvordan avtale møte med saksbehandler?

- Når du har funnet den saksbehandleren du ønsker å snakke med, trykk på "Reserver" for å se deres kalender og når de har ledig tid. Velg det ledige tidspunktet som passer deg best.

- Fyll ut registreringsskjemaet så detaljert som du kan, slik at saksbehandleren kan være så forberedt som mulig til møtet.

- Forespørselen vil sendes direkte til saksbehandler. Du vil få en bekreftelse på om ønsket tidspunkt er godtatt eller ikke på mail fra saksbehandler i etterkant. (?)

Hvilke avtaleformer kan jeg velge mellom?

- Fysisk møte: Du møter opp på kommunehuset.

- Teams: Du vil motta en teams-innkalling fra saksbehandler

-Telefon: Saksbehandler ringer deg ved avtalt tid.

Hvordan kan jeg avlyse avtalt møte?

- Dersom du må avlyse et møte, må du ta direkte kontakt med den saksbehandleren som du har avtalt møte med.

Så langt er det saksbehandlere innen byggesak, landbruk og næring som er på plass under det nye menyvalget. Etter hvert vil flere rådgivere bli lagt inn. Bookingen er også tilgjengelig under informasjon for hver enkelt enhet på kommunen sine nettsider.

Tove Schei viser hvordan man raskt og enkelt kan bestille en avtale med en av saksbehandlerne, og legge inn litt informasjon om hva saken gjelder, slik at rådgiveren er forberedt til møtet. Da blir det automatisk satt av tid i rådgiverens kalender. Man kan avtale en telefonsamtale, et Teams-møte eller et fysisk møte.

En slik booking må gjøres senest en dag i forveien, slik at saksbehandleren har timeplanen klar når dagen kommer. Men det er selvsagt også mulig å komme i kontakt med folk på kommunehuset på samme måte som tidligere, ved å sende e-post, ringe eller stikke innom. Også på kortere varsel, hvis det skulle være nødvendig.

Booking-løsningen gir rådgiveren god oversikt, og det kan gi bedre kvalitet på tjenesten, påpeker Tove Schei.

Hun understreker at dette ikke er til hinder for at folk kan stikke innom kommunehuset når de måtte ønske.

Skjermdump fra Rindal kommune sin hjemmeside
Skjermdump fra Rindal kommune sin hjemmeside
Skjermdump fra Rindal kommune sin hjemmeside
Skjermdump fra Rindal kommune sin hjemmeside
Skjermdump fra Rindal kommune sin hjemmeside
Skjermdump fra Rindal kommune sin hjemmeside

Lav terskel for en samtale

Grete Elshaug er en av saksbehandlerne som allerede er tilgjengelig for avtale via kommunens nettsider. Hun har satt av tid til slike møter hver torsdag.

Elshaug synes at booking er en fin måte for å gjøre saksbehandlerne lettere tilgjengelig, blant annen for næringslivet, som hun selv jobber med. På denne måten kan man få en avtale raskere. Hun er jo ikke alltid tilgjengelig på telefon samme dag som noen ringer for å få tak i henne. Men bookingen på nettsida er åpen alle dager, 24 timer i døgnet. På denne måten blir hun altså mer tilgjengelig, og hun får mulighet til å være forberedt på det saken gjelder, slik at hun kan gi svar der og da.

– Dette er kjempebra, synes jeg. Det blir enklere å få til en samtale med oss, og vi gjør også dette for å få en tettere dialog med næringslivet. De kan booke en avtale for å få hjelp med en formell sak, men også bare for en generell prat. Det skal være lav terskel for en samtale, sier Elshaug.