Reduserer åpnings­tidene på kommune­huset

I onsdagens kommunestyremøte i Rindal la kommunedirektøren fram en sak med forslag om reduserte åpningstider på kommunehuset. Kommunestyret vedtok å redusere åpningstidene fra kl 9-15 til kl 10-14 fra årsskiftet, og at kommunehuset blir stengt de to siste ukene i juli, men sentralbordet vil være betjent.

Kommunedirektør Mons Otnes la fram saka for kommunestyret. Han viste til at behovet for fysisk oppmøte er redusert i forhold til det det har vært tidligere.

Kommunedirektørens innstilling var slik:

Fra 01.01.2023 er åpningstidene for kommunehuset kl.1000-1400. Sentralbordet holdes åpent i samme tidsrom.

Fra 01.01.2023 er kommunehuset stengt de to siste ukene i juli. Sentralbordet holdes åpent 1000-1400

Erfaringene fra driften av kundemottaket tilsier at det i dag er mindre direkte oppmøte ved kommunehuset, særlig etter koronapandemien har antallet besøkende avtatt. Sentralbordet har derimot stabil pågang, med om lag 200 henvendelser i måneden. I de fleste tilfeller velger innbyggere å ta kontakt via elektroniske flater. I ferietida er det få direkte henvendelser, mens i sentralbordet ligger antallet henvendelser på det halve.

Driften av kundemottaket skjer i stor grad i kombinasjon med at andre oppgaver utføres. Erfaringene viser at oppgaver som krever konsentrasjon og samhandling er oppgaver som er vanskelige å kombinere med god tjenesteleveranse innen kundemottaket. For å bedre planlegging av andre arbeidsoppgaver kan det derfor være hensiktsmessig å konsentrere henvendelsene til et kortere tidsintervall.

I ferieperiodene tar mange saksbehandlere ut ferie samtidig, slik at mange tjenester og funksjoner ved kommunehuset ikke vil være tilgjengelige. Dette medfører at kundene ikke får den hjelpen de forventer, selv om kommunehuset holdes åpent. Dette oppleves som en dårlig ressursutnyttelse, og tilsier at det kan være mer hensiktsmessig å tilpasse åpningstidene til dette, og i større grad få et felles ferieuttak ved kommunehuset.

Booking på nett gir saksbehandlerne mulighet til å forberede seg bedre til møtene, og dersom man er forberedt så greier man å yte bedre service. Dette er også en mulighet for effektivisere arbeidet for å frigjøre tid til annet arbeid innenfor stabsenheten.

– Digitaliseringa har gjort kvantesprang i pandemiperioden, og med det mener vi at for de aller fleste skal vi klare å opprettholde minst like høy grad av tilgjengelighet som før, sa Otnes.

IKT-ansvarlig Tove Schei orienterte om digitale løsninger for booking, og besøksskjerm. Booking ligger allerede lett tilgjengelig på kommunens hjemmeside, og besøkende kan allerede registrere seg på en besøksskjerm i kundemottaket.

Når møtet er booket/avtalt på forhånd så kan saksbehandler være bedre forberedt til møtet.

På besøksskjermen i kundemottaket kan man velge mellom «Jeg har avtale» eller «Jeg har ikke avtale». Hvis man har avtale så velger man på skjermen hvem man har avtale med. Saksbehandler får beskjed, og kan komme og hente vedkommende. Hvis man ikke har avtale blir man henvist til kundemottaket.

– Saksbehandler får mer struktur på avtalene sine, og kundemottaket blir mer effektivt. Den største tidstyven er jo å bli avbrutt i arbeidet sitt, sa Schei.

Hun understreket likevel at det er ikke slik at alt skal digitaliseres.

– Det passer selvsagt ikke alle å benytte de digitale løsningene, så det er fortsatt mulig å ringe oss, eller oppsøke kundemottaket, sa Schei.

Stabsleder Knut Werner Rist viste en oversikt over åpningstidene på kommunehus i andre kommuner i nærheten, sammenlignet med de nåværende åpningstidene på kommunehuset i Rindal. Dette viser at Rindal kommune har et tjenestetilbud som ligger i det øvre sjiktet.

Rist påpekte at det er en tendens til at mindre kommuner velger å ha begrenset åpningstid. Det har sammenheng med begrensede ressurser. Holtålen og Smøla, som Rindal ofte sammenlignes med, har åpnet tre dager i uka. Ved å gå for innstillinga vi Rindal ligge på nivå med Ørland når det gjelder åpningstid.

En reduksjon i åpningstid forventes ikke å redusere antall henvendelser vesentlig, men det forventes at henvendelsene vil komme mer samlet. For innbyggere i Rindal behøver ikke endringen å bety at saksbehandlere blir mindre tilgjengelige. Det skal fortsatt være mulig å avtale møter med saksbehandlere også utenfor åpningstida, og det jobbes i dag med videreutvikling av løsninger for dette. Det er ønskelig med en utvikling i retning av flere forhåndsavtalte kundebesøk. Da vil saksbehandlere i større grad kunne forberede det enkelte kundemøtet. De vil lettere vil kunne planlegge arbeidsdagen og dermed kan man forvente bedre veiledning og saksbehandling. Dette vil altså være ressursbesparende samtidig som det vil øke kvaliteten på tjenestene.

Innstillinga innebærer at kommunehuset reduserer åpningstida med 8 timer ukentlig, og 60 timer om sommeren. Totalt utgjør dette ca 450 timer årlig. Dette vil fristille ressurser til å ivareta andre oppgaver innenfor stabsområdet, og vil være med å kompensere noe av en planlagt reduksjon på ett årsverk i stabsenheten.

Kirsti Barbo Landsem (Sp) var først på talerstolen.

– Man blir vant til nye tanker og nye ordninger. Jeg tenkte da jeg leste saka at 10-14 er kanskje greit nå. Løsningene som var presentert her nå synes jeg ser supre ut. Jeg savner mulighet til å finne oversikter over ansatte med e-postadresser og telefonnummer på kommunens hjemmesider, slik at det også er mulighet til å ringe for å avtale møter, men ellers synes jeg dette ser veldig bra ut, sa hun.

Line Flåtten (Ap) spurte om hva kommunen kunne har spart på å gå ned til fire eller tre åpningsdager i uka, slik som Holtålen?

Stabssjefen svarte at stabsenheten uansett har redusert bemanninga, så den økonomiske innsparinga er allerede tatt. Dette handler først og fremst om at enheten ønsker å disponere ressursene annerledes.

– Vi har allerede tatt ned antall stillinger, og vi er allerede i gang med å omdisponere oppgaver. Så den innsparingen er allerede gjort. Dette handler mye mer om å disponere tida til de ansatte på kommunehuset til det beste for innbyggerne i kommunen.

Kommunedirektør Mons Otnes tilføyde at staben allerede har redusert bemanninga, ved at folk har gått over i andre stillinger utenfor kommunen og ikke blitt erstatta.

– I prosentvis reduksjon av bemanning er det kanskje staben som har hatt den største utfordringa. Så handler rett og slett om muligheter til å prioritere de ansatte i staben, og jobbe mer målretta med stabsoppgaver, i tillegg til å betjene kundemottaket, sa kommunedirektøren.

– Jeg er prinsipielt imot å redusere åpningstida, så jeg signaliserer at jeg vil stemme imot. Men de løsningene som nå er presentert synes jeg ser veldig bra ut, sa Magnar Dalsegg (H).

Han viste ellers til at rådet for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne ikke hadde noe å utsette på kommunedirektørens innstilling i sitt møte tirsdag.

Dalsegg sin partifelle Hege Gåsvand (H) valgte å stemme for kommunedirektøren sin innstilling.

– Jeg synes dette ser veldig fornuftig og bra ut. Jeg tror det blir greit. Det kan selvsagt bli litt utfordringer for den eldre delen av befolkninga, men vi må finne løsninger på det. Jeg støtter Kirsti på å ha e-postadresser og telefonnummer lett tilgjengelig, sa Gåsvand.

– Jeg tenker at vi kanskje kunne ha gått enda lenger, for jeg tror tida er inne for å se på dette. Jeg stemmer for, avsluttet Line Flåtten (Ap).

Kommunedirektørens innstilling ble vedtatt med 16 mot 1 stemme.