Overgangen til Helseplattformen gikk som forventet

Kvelden fredag 3. november gikk Rindal kommune over til Helseplattformen. Mange var nok spente på forhånd, for Helseplattformen er et omfattende system, og har som kjent vært svært omdiskutert. Men for Rindal sin del gikk overgangen som forventet, uten noen store overraskelser etter uventede problemer.

Før dette var det bare ti kommuner som hadde tatt i bruk Helseplattformen. Grunnen til at Rindal har valgt å gå over til den nye plattformen så tidlig, er at ett av journalsystemene som ble brukt i helse- og omsorgstjenestene i Rindal var gammelt, og måtte byttes ut uansett. 

Den første kommunen i regionen

Åtte andre kommuner tok i bruk Helseplattformen på samme tidspunkt, men Rindal er den første i sin region. Gro Magnhild Brønstad, som er innføringsleder for Helseplattformen i Rindal, sier at overgangen gikk greit for alle de ni kommunene i denne puljen. 

De første dagene etter overgangen er noen erfarne brukere av Helseplattformen på plass i Rindal, for å hjelpe til. Det er en representant fra Helseplattformen, og det er folk fra noen av de kommunene som har brukt plattformen ei stund, som Trondheim og Holtålen. Det er også opprettet en chatfunksjon som etter hvert kan brukes når man trenger hjelp.

Dyktige ansatte

Gro Magnhild Brønstad sier at det er litt tidlig å evaluere overgangen enda. Men arbeidet fram mot overgangen har gått veldig bra. Hun skryter av de ansatte og deres innsats.

– Vi har så mange flinke ansatte og ledere i kommunen. Rindalingene er til å stole på. Når de får en oppgave, så gjør de den, selv om de må bruke litt ekstra tid, kanskje sette seg ned en kveld eller ei helg, eller jobbe mer enn vanlig, så gjør de det, for de vil det skal bli, sier hun.

Kommuner som har gått over til Helseplattformen tidligere har stilt opp og delt sine erfaringer. Det har vært en trygghet, og veldig viktig gjennom hele prosessen, sier Brønstad. Etter hvert blir det Rindal sin tur til å dele sine erfaringer med andre kommuner.

To av de ansatte har vært instruktører i overgangsfasen, og flere såkalte superbrukere har fått opplæring, slik at de kan lære det de kan videre til andre. En av instruktørene er Anne Kari Brødreskift. Hun forteller at alle ansatte fikk en dag med klasseromsundervisning. Stemninga i klasserommet forandra seg litt utover dagen, etter hvert som folk skjønte mer. 

Selvsagt er ikke alle like positive til overgangen, og ikke alle har like mye datakunnskap fra før, men de fleste har lyst til å lære. Det har vist seg at mange klarer det veldig bra når de først prøver. Det er viktig å ta seg god tid, og begynne med det viktigste, ikke gape over for mye på en gang, sier hun.

Leif Ove Grytbakk, som er tillitsvalgt, sier at mange av de ansatte har tatt utfordringene om å øve litt på egen hånd etter kursdagen. Da de kom i gang med det nye journalsystemet i den faktiske arbeidshverdagen dukket det opp nye ting som det ikke var mulig å øve på på forhånd. Men de har hatt noen å spørre om hjelp, og superbrukerne har spilt en viktig rolle. Han syntes selv at de gikk bra å være på jobb den første helga med Helseplattformen, og stemninga generelt er bra, synes han. Han understreker at det vil ta lang tid å lære alt, og at det er naturlig at de blir noen utfordringer. Slik er det alltid når man innfører noe nytt.

En av fordelene med Helseplattformen er at de aller fleste "dataoppgavene" gjøres med en telefon. Det er enklere å ta opp telefonen og bekrefte at man har utført en oppgave der og da, i stedet for å måtte finne en PC og logge seg inn, sier Grytbakk.

Fungerer etter intensjonen

Helse- og omsorgsleder Grete Ranes Heggem påpeker at intensjonen med Helseplattformen er "En innbygger - en journal", og det er det alle jobber for. Nå ser de at det kommer til å fungere etter intensjonen. Meldingene går fort og effektivt fram og tilbake, og informasjonen er tilgjengelig, og bare tilgjengelig for de som skal ha den. 

Mange har også gitt tilbakemeldinger på at appen "HelsaMi" fungerer veldig bra. Man kan for eksempel ha videokonsultasjon med lege, og man kan sende spørsmål direkte til legen og få svar, og slippe telefonkø. I appen finner man også timeavtaler, prøvesvar osv.

Grete Ranes Heggem framhever også de ansattes innsats i prosessen. Det er en enorm jobb som har vært lagt ned, med god struktur og god oppfølging. Samtidig skal det være lov å melde fra om plunder og heft, og det er en grunn til at det står noen skåler med sjokolade strategisk plassert rundt omkring på de ulike arbeidsplassene i denne overgangsfasen.

Heggem understreker at pasientene alltid går først. Når pasientene trenger hjelp så skal de få hjelp. Opplæringen får ta den tiden det tar.

Kommunene hjelper hverandre

Kommunedirektør Mons Otnes legger ikke skjul på at det var litt spenning knytta til overgangen på forhånd. Helseplattformen har også hatt en tendens til å bruke forholdsvis mer ressurser på St. Olavs hospital enn på kommunene som kommer med, men dette har vært tatt opp i samarbeidsrådet, og det har bedret seg, sier han. Enn så lenge så ser det ut til at overgangen har gått bra. Det er en god start. Kommunedirektøren håper at erfaringene fra Rindal kan bli til hjelp for de andre kommunene i regionen som skal gå over til Helseplattformen etter hvert.

Holtålen kommune, som er Rindals samarbeidskommune i Bygdevekstprosjektet, tok i bruk Helseplattformen allerede for ett år siden. Holtålen er på mange måter sammenlignbar med Rindal, og de to kommunene er omtrent like store i innbyggertall. Holtålen var en av de første kommunene som gikk over til Helseplattformen, og de har derfor gjennom sine erfaringer vært med på å lage oppskriften på kommunale innføringsløp.

Mange klikk - men det en grunn til det

Arnstein Pedersen, som var innføringsleder for Helseplattformen i Holtålen, er i Rindal enkelte dager etter innføringen, for å hjelpe til. Han forteller at Helseplattformen nå fungerer godt i Holtålen. Det tok et par måneder før alt gikk seg til etter innføringen, men da fikk de også luket bort mange "barnesykdommer" fra systemet, som de som kommer etter slipper å slite med.

Man må regne med litt innføringstid, det trengs alltid en del øving og repetisjoner og tid til å bli kjent med et nytt system, sier Pedersen. Helseplattformen har fått kritikk for at det er mye "klikking" for brukerne. Arnstein Pedersen er enig i at det kan være litt for mange klikk på enkelte plasser, men det er ikke så døyt som det har vært framstilt i media. Helseplattformen er et sikrere system enn det som har vært brukt tidligere, så det er flere klikk av en grunn, sier han.