Du kan samle all informasjon i en digital postkasse

En enklere hverdag

Det jobbes mye med digitalisering i kommunene. Det overordnede målet er å skape en enklere hverdag for innbyggere, næringsliv og ansatte i offentlig sektor. Digitale tjenester skal være lette å forstå og enkle å bruke for alle. Kommunen har plikt til å legge til rette slik at flest mulig tjenester er tilgjengelig elektronisk.

Tove Schei er informasjonsrådgiver i Rindal kommune og Vigdis Trønsdal jobber med sak og arkiv. De vet at det har vært kjørt kampanjer for å få folk til å opprette digital postkasse, men de synes det har vært lite informert om hva den digitale postkassen faktisk skal brukes til.

Vigdis Trønsdal og Tove Schei viser hvordan man oppretter sin egen digitale postkasse på norge.no.

Effektivt og kostnadsbesparende

Tove Schei forklarer at digitaliseringen forenkler tilgangen på informasjon, både for de offentlig ansatte og kommunenes innbyggere. Det effektiviserer saksgangen, og er kostnadsbesparende for kommunen.

Prinsippet "digitalt førstevalg" går ut på at digitale tjenester og arbeidsprosesser må være så gode at brukerne foretrekker disse fremfor telefon, oppmøte eller skriftlige henvendelser. På den måten bidrar digitalisering til å gjøre offentlig sektor mer brukervennlig og mer effektiv.

Raskere saksbehandling

Vigdis Trønsdal forteller at saksbehandlingen har blitt mye mer effektiv enn tidligere. Som et eksempel forklarer hun at elektroniske skjema som benyttes til jobbsøking når går automatisk inn i saken til saksbehandler. Den videre prosessen er også i stor grad digitalisert, helt fram til svaret som går tilbake til søkeren. Dette er en viktig del av effektiviseringen av arbeidet i kommunen. For søkeren er det også enklere når søknaden fylles inn i et skjema.

Digitaliserer alle skjema

Mange av skjemaene som kommunen bruker er nå digitalisert. Det siste skjemaet som ble lagt ut i digital form var søknad om scooterløyve, eller "Motorferdsel i utmark". Elektroniske skjema finner du i søknadssenteret på kommunens hjemmeside.

Vi kommer med mer informasjon om utfylling av skjema i en senere artikkel på Trollheimsporten.

Postlister og politiske dokumenter lett tilgjengelig

Rindal kommune har lagt vekt på åpenhet når det gjelder tilgang på informasjon for innbyggerne. Kommunen har en brukervennlig løsning for tilgang til politiske dokumenter. All post som ikke er unntatt offentlighet ligger åpent tilgjengelig i postlista på kommunens hjemmeside. Hos mange andre kommuner, blant annet Rindals nabokommuner, må man sende en henvendelse til kommunen for å få innsyn i hvert enkelt brev på postlista.

Målet er at alt skal sendes digitalt

En viktig del av digitaliseringen er et mål om at all skriftlig kommunikasjon, både internt og til og fra kommunen, skal sendes elektronisk.

- Folk må mer og mer forholde seg til elektroniske tjenester. Intensjonen er jo at alle etterhvert skal bruke digital postkasse, sier Tove Schei.

E-post er ikke sikkert nok

Digital postkasse er ikke det samme som e-post, og må ikke forveksles med det. Vigdis Trønsdal forklarer at datasikkerhet er viktig, og at konfidensielle saker fra kommunen ikke kan sendes på e-post, for det er ikke sikkert nok. I en digital postkasse er dokumentene trygge, det er derfor kommunen må bruke en slik løsning.

Det kommer stadig mindre brev på papir, og mange sjekker nok ikke postkassen hver dag lenger. For de fleste er det kanskje mer hensiktsmessig å få en varsling på telefonen når man får et brev.

Slik oppretter du din digitale postkasse

Du kan opprette din egen digitale postkasse på www.norge.no. Du kan velge mellom e-Boks og Digipost. Du trenger ikke begge.

Mange har kanskje allerede opprettet en digital postkasse, men ikke tatt den i bruk. Tove Schei og Vigdis Trønsdal ønsker at folk blir mer bevisste på fordelene med å bruke digital postkasse, og faktisk tar den i bruk.

Alt samlet på en plass

- Et godt argument for å bruke digital postkasse er at man får samlet alt på en plass, sier Vigdis Trønsdal. - Man slipper å samle papirer i permer. Alt av offentlig informasjon logger i den digitale postkassen, og man har det alltid tilgjengelig. Også om man er ute og reiser.
 

Det meste går automatisk

Når en saksbehandler svarer på en henvendelse fra en av kommunens innbyggere benyttes den elektroniske tjenesten "SvarUt". Saksbehandleren vet ikke om mottakeren har en digital postkasse. Sendingen går automatisk. Dersom mottakeren har digital postkasse så havner saken der, og mottakeren får melding om dette i form av SMS eller e-post. Dersom mottakeren ikke har digital postkasse går dokumentene automatisk til "Grafisk Digital", der det skrives ut og sendes som brev.

Viktig å lese alt

Vigdis Trønsdal påpeker at det er viktig at folk blir vant til å bruke den digitale postkassen, og ikke minst at man må gå inn og lese informasjonen man får skikkelig. Hvis man f.eks. får svar på en jobbsøknad i sin digitale postboks, inneholder svarbrevet en link til et elektronisk skjema som skal brukes til å gi tilbakemelding om en tar jobben eller ikke.

Mange ungdommer har digital postkasse. Når de er inne i postkassen og tar en titt på det de har fått der så blir det aktuelle brevet markert som åpnet, og da får man ikke noe brev i posten. Da er det viktig at man har lest brevet i den digitale postkassen skikkelig, og svart hvis det er forventet at man skal svare. F.eks. om man tar sommerjobben eller ikke.

Enda enklere med App

Digital postkasse får du selvsagt som App. Det samme gjelder Altinn. Enklere blir det ikke!

Du kan velge mellom e-Boks eller DigiPost når du oppretter en digital postkasse. Her viser Tove Schei Digipost-appen.
 

I ukene som kommer vil Rindal kommune gå ut med mer informasjon om digitalisering, også på Trollheimsporten. - Følg med!